Assistant de Direction - Mairie de Sarlat la Caneda H/F - Communes

La Ville de Sarlat-La Canéda, au coeur du Périgord Noir, Dordogne, Ville centre de 10 000 habitants surclassée 20/40 000, ville touristique et patrimoniale, chef-lieu d'arrondissement
Recrute : Un(e) Assistant(e) de Direction - administration générale
Par voie de mutation ou en contrat de droit public à durée déterminée pour faire face à une vacance
temporaire d'emploi dans l'attente du recrutement de fonctionnaires (article L. 332-14), le plus tôt possible, à 35 heures par semaine
Rémunération du cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux ou adjoints administratifs territoriaux + RIFSEEP + prime de fin d'année + participation employeur contrat de prévoyance et contrat santé

Missions principales :

Organisation et accompagnement de la vie professionnelle du secrétariat de l'administration générale
- Organiser l'agenda, prendre et suivre les rendez-vous et messages en lien avec les élus et le DGS
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- Accompagner les réunions: assurer la logistique, préparer les ordres du jour, les dossiers, prendre des notes, rédiger et diffuser les comptes rendus
- Accompagner et suivre les dossiers particuliers

Accueil téléphonique et physique au secrétariat de l'administration générale
- Renseigner les interlocuteurs et relayer vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, répondre, analyser, filtrer et transmettre les messages téléphoniques

Activité administrative
- Suivre le circuit des courriers, des parapheurs et du recueil des actes administratifs
- Saisir et mettre en forme et produire des courriers, documents et dossiers à destination interne/ externe : courriers, notes administratives, tableaux, graphiques, diaporamas
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ou compte rendus, y compris à partir d'informations écrites ou orales
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Assurer la diffusion interne du courrier et des documents, un suivi et une traçabilité des demandes et courriers de la collectivité (gestion électronique des documents)

- Expérience indispensable en collectivité et connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
- Niveau de diplôme : Bac +2 souhaité
- Expérience réussie et soutenue dans le domaine de l'assistance de direction
- Excellente maîtrise des logiciels de bureautiques et d'outils partagés (agenda, répertoire)
- Très bonne expression orale et écrite
- Fortes qualités relationnelles, d'écoute et d'accueil et capacité à adapter son discours selon le public
- Relative autonomie dans l'organisation du travail
- Très grande disponibilité Sens du service public et respect des obligations de discrétion et de confidentialité

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Conception de diaporamas