Assistante Formation H/F - Centre Hospitalier Jean Leclaire

Sous la responsabilité de la cadre de formation, vous assurez plusieurs missions :
GESTION ADMINISTRATIVE :
Pour la formation Continue du Centre Hospitalier :
- Assurer la gestion administrative des actions de formation retenues :
o Suivi des candidatures
o Suivi des formations obligatoires selon le métier
o Inscription des agents : en intramuros et en extérieur
o Suivi des dossiers des agents en formation promotionnelle
o Création d'un dossier pour chaque formation validée
o Gestion des conventions de formation

Assurer la réalisation du plan de développement des compétences
Assurer le bilan de l'année écoulée
Classer et archiver les dossiers et documents relatifs à la formation

GESTION FINANCIERE :
Pour la formation Continue du Centre Hospitalier :
- Assurer le remboursement des frais des agents à partir des justificatifs donnés et l'enregistrer
sur GESFORM
- Assurer le paiement des factures des organismes extérieurs
- Réaliser la demande de remboursement auprès de l'ANFH sur le logiciel GESFORM
- Assurer le suivi régulier du bilan financier du plan de formation (enregistrement ANFH) et
réaliser les deux clôtures semestrielles
- Réaliser le solde de clôture de fin d'année : ANFH et tableau comptable
- Assurer les requêtes et suivis des demandes de financement sur les fonds mutualisés de
l'ANFH
- Réaliser le calcul prévisionnel des coûts pour les études promotionnelles
Pour l'organisme de formation CFPS du Centre Hospitalier :
- Assurer le suivi financier des formations proposées par le CFPS :
o Établir une facture
- Participer :
o Au remplissage du Bilan Pédagogique et Financier à remplir pour la DREETS chaque
année
o À l'élaboration du bilan financier et pédagogique du CFPS présenté à la Direction

GESTION ACCUEIL ET INFORMATION :
- Collaborer avec l'ANFH, les organismes de formation extérieurs, les responsables des
différents services de l'établissement
- Préparer les salles de formation (matériel informatique, matériel pédagogique.)
- Accueillir les stagiaires et les formateurs (téléphone, physiquement)
- Gérer les commandes mensuelles alimentaires et de papeterie
- Participer à la gestion de la communication auprès de l'extérieur
- Lors d'appel téléphonique des responsables de formation, proposer des formations réalisées
dans les 2 mois à venir
- Envoi de fiches de formation réalisables par le CFPS aux établissements proches du CH
SARLAT
- Répondre aux demandes et questionnements des stagiaires en lien avec les documents
administratifs attendus

Experience: 1 An(s)

Compétences: Législation sociale,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).