Agent Administratif du Secrétariat - Mairie de Rouffignac St Cernin de Reilhac H/F - Communes

Dominantes du Poste :
- Assistant du Responsable du Pôle Administratif ;
- Référent en matière de gestion de la paie des agents municipaux ;
- Référent en matière d'Etat civil et des affaires électorales ;
- Assistant en matière de comptabilité ;
- Assistant en matière d'urbanisme ;
- Accueil du public en alternance ;
- Réfèrent en matière de gestion des cimetières.

1) Fonctions principales :
*Affaires générales / Etat civil :
- Gestion et saisie des actes : mariages - PACS - décès - reconnaissances et liaison avec les administrés et les administrations concernées (Remise aux administrés de tous les documents afférents aux divers actes) ;
- Saisie et transfert de toutes les pièces INSEE et tribunal de grande instance en matière d'Etat Civil ;
- Délivrance de copie d'actes ;
- Apposition des mentions marginales dans les actes ;
- Renseignements pour la pré-demande en ligne des cartes d'identité, cartes grises, permis de conduire et passeports ;
- Recensement militaire ;
- Aide sociale (préparation des dossiers aide sociales familiales et obligations alimentaires, etc...) ;
- Remise et aide à la préparation des dossiers APA (conseil général) et des demandes (carte d'invalidité, etc...) auprès de la MDPH.
- Rédaction des courriers, et documents divers ;
- Archivage et classement des documents ;
- Agencement et organisation simplifiés des documents récurrents demandés par le public.

*Cimetière :
- Gestion générale des cimetières.

*Élections :
- Gestion des listes électorales et des fichiers électeurs (saisie - inscriptions - radiations) ;
- Révision des listes électorales ;
- Présentation et suivi administratif des dossiers en réunion de commission des listes électorales ;
- Préparation logistique des scrutins électoraux.

*Accueil :
- Accueil du public en alternance ;
- Participation à la coordination de l'accueil du public ;
- Accueil téléphonique en alternance.

*Ressources humaines :
- Gestion des salaires des agents, des indemnités des élus et de l'ensemble des cotisations qui s'y rattachent ;
- Apporte une assistance au Responsable du Pôle Administratif ;
- Réalisation du Rapport Social Unique (RSU) ;
- Suivi des congés et des demandes de formation des agents ;
- Tenue des dossiers individuels des agents.

*Comptabilité:
- Assistance à l'établissement des mandats de paiement.

2) Fonctions secondaires
- Enregistrement du courrier ;
- Traitement des courriels ;
- Liaisons générales avec les associations ;
- Apporte une assistance au référent urbanisme afin de préserver la continuité du service.

QUALITES REQUISES :
- Inclination pour l'accueil du public : disponibilité, amabilité ;
- Rigueur et discrétion ;
- Devoir de réserve ;
- Autonomie ;
- Capacité d'organisation ;
- Adaptabilité ;
- Aisance rédactionnelle ;
- Dynamisme et réactivité ;
- Esprit d'initiative ;
- Travail en équipe ;
- Capacité à assurer des responsabilités.

DIPLOMES ET QUALIFICATIONS REQUISES :
- Expérience sur un poste similaire exigé ;
- Maîtrise de l'outil informatique ;
- Maîtrise du logiciel Odyssée (ICARE, LITTERA, ARTEMIS, ANGELIE,) et des logiciels bureautique (Word, Excel, etc.).